普段から使えて引継ぎもラクラク!うまいチェックリストを作るコツ!

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checklist Photo by Alan Cleaver

こんにちは。
サラリーマンブロガーのよっしー(@yosshi7777)です。

10月といえば、サラリーマンにとっては異動のシーズン。
かくいう私もこの10月から異動になりました。

異動前の業務の引継ぎで大活躍したのが、それまで自分のために作っていたチェックリスト。
それをそのままマニュアルとして使うことができたので、マニュアル作製の作業負荷はほとんだありませんでした。

今回は、そんなうまいチェックリストの作り方のコツをご紹介します。

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一度にマニュアルを作るのは大変!

remember to thank all the books you haven't read over the past three years
remember to thank all the books you haven’t read over the past three years Photo by osiatynska

異動が決まってから、引継ぎ時に一度にマニュアルを作ろうとすると、作製する量が膨大な上に、内容にも漏れが生じやすくなってしまいます。

そこでオススメしたいのが、普段から自分用にチェックリストを作っておくこと。
自分で使うのであれば、使いやすい様にアレンジする気にもなるし、作業の効率化もはかれます。

ではどんなことに気をつけてチェックリストを作ればいいのでしょうか?

うまいチェックリストのコツ

Un piccolo passo... / One small step...
Un piccolo passo… / One small step… Photo by aldoaldoz

1. 考えなくても作業できるようにしておく

ルーチン作業は考えるところをできるだけ減らして、認知リソースの無駄遣いを極力避けましょう。

そのためには、作業を細かく分けたり、指示内容を具体的にしておくなどの工夫が有効です。

2. 毎回リストを使う

これはおろそかになりがちですが、とても重要なポイント。

作業ミスの大半は、もう使わなくていいからとリストをチェックしていない時に起こります。

リストの内容を覚えていたとしても、毎回必ずリストを見ながら作業するようにしましょう。

3. リストをブラッシュアップしていく

2番目と3番目はペアですが、使いにくいところがあれば、どんどんブラッシュアップしていきましょう。

複数人で行う作業であれば、全員で行うのがベストです。

ここで自分にとって使いやすいリストにすることが、将来的に引継ぎしやすいリストにつながっていきます。

チェックリストは手順を間違えずに実行するための非常に強力なツールです。

この本もオススメです。

チェックリストを上手に使って仕事を効率化していきましょう!

今回の心動いたポイント!

  • 毎回チェックリストを使う!
  • 少しづつブラッシュアップしていく!
  • 引継ぎもラクラク!

以上、よっしー(@yosshi7777)でした。
それではまた!

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