週次レビューをうまく行うために気をつけた、たったひとつのこと


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みなさん、こんにちは。
タスク管理修行中のよっしー(@yosshi7777)です。

今回は、タスク管理では非常に重要だと言われる週次レビューについて。

私はこれまで、何回も週次レビューにチャレンジして、その度に挫折してきたのですが、あることを始めるようになってからは驚くほどうまく回せるようになりました。

その方法をご紹介します。

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週次レビューって何?


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週次レビューとは、その名の通り週に一度、自分の行ったことや思ったことを振り返ることで、PDCAでいうC(Check)にあたる部分です。

タスク管理法のひとつであるGTDでは、この週次レビューが必要なステップのひとつになっています。

週次レビューで行うことは特に決まっていないのですが、

  • 一週間の仕事や私生活を振り返り、改善点を得る。
  • プロジェクトの進み具合を確認する。
  • 気になるタスクを追加する。
  • 次の週に行うタスクを整理する。

などを行う方が多いようです。

重要だ重要だと言われるので、私も何度もチャレンジしてきたのですが、見事にその度に失敗、挫折してきました。

いったいなぜうまくいかなかったのでしょうか?

なぜ週次レビューがうまくいかないのか?


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私の週次レビューがうまくいかなかった最大の原因は、
何をやったか覚えていない
ことにありました。

週に一度、一週間にやったことを振り返っても、その時やったことや、思った内容をちっとも覚えていないのです。

最初は何の記録もなしに始めたのですが、思い出すことが何もなく、あっさり失敗しました。

次は一週間にやったことの記録を見ながらやってみたのですが、やった内容やその時考えていたことは書いてあっても詳細には覚えておらず、またしても失敗しました。

それでは、と一日にあったことを振り返る日次レビューを取り入れ、週次では7日分の日次レビューを振り返るようにしてみたのですが、ここまでやっても週次レビューで満足な気づきを得ることはできませんでした。

ところが、あることを始めたら驚くほどうまく回せるようになりました。

小分けにしたらうまくいった

その方法とは、
日次レビューをさらに細かくしたセクションレビューを行い、セクション→日次→週次の順にレビューすること
です。

セクションとは、一日をいくつかに小分けにした時間単位のことで、私はこの単位ごとに一日に行うタスクを振り分けて管理しています。

私の場合はこのセクションを2時間ごとに設定しているのですが、振り返りをまずこのセクションごとに行います。

さすがに2時間前までに行ったことの内容は覚えているので、その中での気づきや思ったことをメモしておきます。

これをセクションごとに繰り返すと、一日の終わりには私の場合では5つのメモが残ります。

日次レビューでは、この5つのメモの取捨選択を行い、新たな気づきがあった場合にはそれも追加します。

セクションレビューの時に一度自分で書き残しているので、日次レビューの時にその内容を思い出せないということはまずありません。

週次レビューでも同様に、日次レビューのメモを見ながら振り返りを行います。

振り返りも3度めなので、この内容もさすがに覚えています。

いかがでしょうか?うまくいきそうではないですか?

次に私の具体的な記録の仕方を紹介します。

実践編:こんなやり方やってます

私はタスク管理をTaskChute2を使って行っています。

TaskChuteでは一日に行うタスクを時系列に並べていきます。

各セクションは黒いセルで区切られているのですが、この各セクションの最後に、セクションレビューを追加しておきます。

ひとつのセクションが終わったら、同じファイルの別シートに作ってあるレビューシートに移動し、メモを記入します。

これを繰り返し、日次レビューでは、セクションレビューの隣にある日次レビュー欄に記入をします。

週次レビューの際はさらにその隣に作ってある欄に記入します。

こうしておくと、週次レビューの際に、日次にもセクションレビューにも戻ることができて便利で、なおかつ一覧性が高いので、月次レビューや年次レビューにも発展させやすいのです。

この方法で週次レビューを回し始めて4カ月になりますが、今だに挫折はありません。

ここまで来ると、週次レビューの効果を実感してきて、さらにレビューを高めていこうという気持ちにまでなることができました。

セクションレビューの単位を細かくすれば、誰にでも応用可能なので、週次レビューがうまく回せない方はぜひ試してみてください。

ちなみにこの方法も、こちらで書いたモーニングページから出てきたアイデアです。こちらもオススメ。

やりたいことが分からない人にホントにオススメ!ノート1冊で見つかる本当の自分!

今回の心動いたポイント!

  • レビューできるまで小分けにする!
  • 3回振り返るので忘れない!

以上、よっしー(@yosshi7777)でした。
それではまた!

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